人们总是会问怎么做时间管理,其实人们不懂,他们所问的其实是事务的管理。因为时间是个物理的概念,它是不能被你管理的,它不会因为你的意志改变。你只能说这个事情用多少时间来去做,先做哪个事情,后做哪个事情。
所以这个问题首先第一个关键就是,对事情本身的性质有个区分。简单来说就是,区分事情的轻重缓急。这是最起码的对你要做的事情的认知。当然事情的轻重缓急,对不同的人来讲,有可能是不一样的。所以你要具体情况具体分析,做你自己的判定。
对事情的轻重缓急有了判断以后,就可以根据这个来,在时间线上对事情进行安排。这里面有一个四象限法,轻和重是一条线,缓和急是另一条线。这两个交叉成坐标轴的话,可以分成四个部分:又重又急的,重但不急的,急但是轻的,又不急又轻的。那你的事情分成了四大部分。注:文末附有视频版,有关于四象限法的直观展示。
在每一部分当中,当然还有一些微小的差异,同样的道理进去分。那么你就知道,哪些是你要放时间线上优先处理的,哪些你可以放后去处理。一般来讲,又严重又急的当然先处理。
当然事物管理也不能只看事情的本身。你还要看做事情的人的一些特性。这就考虑的更多一些,事情又变得复杂了一些。先不说人与人之间个体的差异,就一般来说,有些事情一个人,不是一直做就可以不中断把它做完了。很多时候,各种限制导致要中断。例如要等别人的配合,等来料,等某种条件。这个时候事情又给分割开,有的事情是很重要,但一下做不完。那么有空闲下来了,你还要去拿另外一件事情,来填这一个空闲的时间。否则你的效率就会很低因为你有空闲了。
这样事情和事情之间,在时间线上,就产生了交叉。事情就开始变得复杂。而人的记忆和大脑的能力,往往并不能处理全部的复杂情况。况且还有一句话,好记性不如烂笔头。所以你至少要有个烂笔头,来把事情记录下来。那么就有了一些例如代办事项列表,或英文to do list的东西,作为工具来帮你,去把这个事情给做好。这些也是时间管理的一部分。
人本身的复杂程度,或者说是不完美的程度,远远超出你的想像。人除了记忆方面的问题,会忘事之外,还有情绪的问题,还有焦虑压力的问题。
现在你应该已经知道,时间管理实质上是做事情的管理,是效率的管理。如果你不能管控好人的情绪焦虑压力问题,你的效率一定不高。那意味着你的时间管理效果是不好的。
所以在个人层面的时间管理,还要充分考虑情绪化的因素的管理。其中一个原则是,心上不要挂太多事,尽量排空你现在的心脑系统。可以扩展前面的烂笔头,把更多的不用即时处理的事情,放在烂笔头,也就是一些纸笔,或者是电子设备上面去。这里要介绍一套方法叫做GTD(Getting Things Done),里面就有包含关于这一块的管理方法和原则。可以自行了解参考。
当然事情的复杂远不止于此。时间管理既然是做事情的管理,做事情很多时候并不是一个人在做,而是多个人在做。这就考虑更多,有配合的问题。到了这一个层面,就开始要考虑项目管理层面的东西,就独立成为一个体系。但是确确实实广义上属于时间管理。这一块的资料就很多了可以自行了解和参考。
微信公众号 南辉海创 授权发布。
阅读更多..